Verkkotunnus, sähköposti ja verkkosivut uudelle yritykselle: tee nämä yhdeksän asiaa tässä järjestyksessä

Kun yritys on perusteilla, sen pitää saada kolme asiaa kuntoon verkossa: oma osoite eli verkkotunnus, sähköposti yrityksen nimellä ja verkkosivut, jotka löytyvät Googlesta. Nämä riippuvat toisistaan. Sähköposti tarvitsee verkkotunnuksen, verkkosivut julkaistaan verkkotunnukseen, ja verkkotunnusta ei kannata ostaa ennen kuin yrityksen nimi on varma. Tämä ohje käy asiat läpi siinä järjestyksessä, jossa mitään ei tarvitse tehdä kahdesti.

Ohje ei käsittele yrityksen perustamista, yhtiömuotoa tai verotusta. Niihin on hyvät ohjeet PRH:n ja Suomi.fi:n sivuilla.

1. Tarkista yrityksen nimi ja verkkotunnus samaan aikaan

Verkkotunnus on osoite, jonka asiakas kirjoittaa selaimeen, esimerkiksi yritys.fi. Se rekisteröidään vuodeksi kerrallaan, ja .fi-tunnus maksaa tätä kirjoitettaessa noin 10–20 euroa vuodessa.

Kun yrityksen nimi alkaa hahmottua, tarkista samalla, onko nimen mukainen verkkotunnus vapaana. Nimen saatavuuden näkee PRH:n nimipalvelusta ja verkkotunnuksen minkä tahansa rekisteröintipalvelun hausta. Kumpikaan haku ei sido mihinkään.

Kaupparekisteriin merkitty nimi ei varaa verkkotunnusta, eikä verkkotunnuksen omistaminen suojaa yrityksen nimeä. Ne ovat eri rekistereitä. Jos nimen mukainen .fi-osoite on varattu, nimeä kannattaa vielä muokata, koska nimi ja osoite on hyvä saada samaksi. Suomalaiselle yritykselle .fi on luontevin pääte.

Samalla kannattaa tarkistaa, ovatko nimen mukaiset käyttäjätunnukset vapaana niissä sosiaalisen median palveluissa, joita aiot käyttää. Siitä lisää ohjeen lopussa.

2. Rekisteröi yritys ennen kuin ostat verkkotunnuksen

Verkkotunnus kannattaa ostaa vasta, kun yrityksellä on Y-tunnus. PRH voi hylätä ehdotetun nimen, ja käsittely kestää päivistä viikkoihin. Ennen nimen vahvistumista ostettu verkkotunnus voi jäädä käyttämättä.

Toinen syy on omistus. Verkkotunnuksen haltija on joko henkilö tai yritys. Perustajan omiin nimiin rekisteröity tunnus on hänen omaisuuttaan, ei yrityksen. Se tulee vastaan, kun yrityksellä on useampi omistaja, se myydään tai kirjanpitäjä kysyy, kenelle lasku kuuluu. Haltijan voi vaihtaa jälkikäteen, mutta se on erillinen prosessi, jonka välttää ostamalla tunnuksen kerralla yrityksen nimiin.

Riski siitä, että joku vie osoitteen nimen vahvistumista odotellessa, on tavallisen pienyrityksen nimellä pieni. Jos nimi on poikkeuksellisen arvokas, tunnuksen voi ostaa henkilönä ja siirtää myöhemmin yritykselle. Se on poikkeus, ei suositus.

Verkkosivuja voi sen sijaan alkaa tehdä jo tässä vaiheessa. Ne voi pitää esikatselussa ja julkaista omaan osoitteeseen vasta, kun tunnus on ostettu.

3. Osta verkkotunnus yrityksen nimiin

Kun Y-tunnus on olemassa, osta verkkotunnus yrityksen tietoihin: yrityksen nimi, Y-tunnus ja osoite. .fi-tunnuksille rekisteröintipalvelu kysyy Y-tunnuksen tai henkilötunnuksen, koska Traficom vaatii sen.

Yhteyssähköpostiksi laita osoite, joka on jo olemassa ja toimii, yleensä oma henkilökohtainen osoite. Yrityksen omaa osoitetta ei vielä ole, koska se tarvitsee tämän verkkotunnuksen, ja rekisteröintipalvelun vahvistus- ja uusintaviestit menevät tähän osoitteeseen. Osoitteen voi vaihtaa myöhemmin.

Tiedot kannattaa täyttää huolellisesti. Useimmissa palveluissa haltijan tietojen muuttaminen jälkikäteen on hankalaa.

Webhotellia et välttämättä tarvitse. Webhotelli on palvelintila, jossa verkkosivut sijaitsevat. Kotisivupalvelut sisältävät sen, ja sähköpostin voi hoitaa erillisellä palvelulla. Jos teet sivut itse WordPressillä, webhotelli tarvitaan.

4. Valitse sähköpostipalvelu käytön mukaan

Yrityksen sähköpostille on neljä tavallista vaihtoehtoa. Valinta riippuu siitä, kuinka paljon sähköpostia ja toimisto-ohjelmia työssä käytetään.

Microsoft 365 on tavallisin valinta, jos työssä tarvitaan Wordia ja Exceliä. Sähköposti ja sovellusten selainversiot kuuluvat halvimpaan yritystasoon. Koneelle asennettavat sovellukset vaativat Business Standard -tason, joka maksaa tätä kirjoitettaessa noin 12 euroa kuukaudessa käyttäjää kohden. Palvelun voi ostaa suoraan Microsoftilta tai kotimaiselta jälleenmyyjältä, jolloin lasku ja tuki tulevat suomeksi samaan hintaan.

Google Workspace on vastaava vaihtoehto Googlelta. Se sopii, jos Gmail ja Google Drive ovat jo tuttuja. Hinnat ovat samaa luokkaa, ja jälleenmyyjiä on samoin.

Eurooppalainen sähköpostipalvelu ja LibreOffice sopii, jos haluat pitää tiedot Euroopassa tai välttää kuukausimaksun toimisto-ohjelmista. Esimerkiksi saksalainen mailbox.org tarjoaa oman verkkotunnuksen sähköpostin, kalenterin ja selaimessa toimivat toimisto-ohjelmat noin 3 eurolla kuukaudessa käyttäjää kohden. Suomalaiset webhotellit myyvät pelkän postilaatikon parilla eurolla kuukaudessa. Asiakirjat tehdään silloin koneelle asennettavalla LibreOfficella, joka on maksuton ja avaa Word- ja Excel-tiedostot.

Edelleenohjaus omaan postilaatikkoon riittää, jos yritystoiminta on sivutoimista tai sähköpostia tulee vähän. info@yritys.fi-osoitteeseen tulevat viestit ohjataan olemassa olevaan Gmailiin tai vastaavaan, ja lähettäminen yrityksen osoitteesta hoidetaan postipalvelun “lähetä nimellä” -asetuksella. Tämä maksaa vähän tai ei mitään, eikä uutta postilaatikkoa tarvita.

Valittu palvelu kytketään verkkotunnukseen DNS-tietueilla. DNS-tietueet ovat verkkotunnuksen asetuksia, jotka kertovat, mihin palvelimeen sähköposti ja verkkosivut ohjataan. Sähköpostipalvelu antaa listan tietueista, jotka lisätään verkkotunnuksen hallintaan. Tämä on koko listan työläin kohta, jos tietueet pitää kirjoittaa käsin yksi kerrallaan. Kannattaa valita verkkotunnuspalvelu, jossa listan voi liittää kerralla tai palvelu lisää tietueet puolestasi.

5. Luo osoitteet ja ota ne käyttöön

Pienelle yritykselle riittää yleensä kaksi osoitetta: yleinen info@yritys.fi ja henkilökohtainen etunimi@yritys.fi tai etunimi.sukunimi@yritys.fi. Yleinen osoite laitetaan verkkosivuille ja laskuihin, henkilökohtainen asiakasviestintään.

Kun yrityksen osoite toimii, lisää se käyttäjäksi niihin palveluihin, joihin rekisteröidyit henkilökohtaisella osoitteella: verkkotunnuspalveluun, kotisivupalveluun ja muihin. Useimmissa palveluissa tämä tehdään kutsumalla uusi osoite toiseksi käyttäjäksi tai tiimin jäseneksi. Sen jälkeen palveluihin pääsee kummallakin osoitteella, ja jos henkilökohtainen osoite joskus vaihtuu, yrityksen tilit eivät katoa sen mukana.

6. Julkaise verkkosivut omaan osoitteeseen

Kun verkkotunnus on ostettu, verkkosivut julkaistaan siihen. Kotisivupalveluissa tämä tehdään palvelun omasta hallinnasta: osoite ohjataan sivustolle, ja HTTPS-varmenne luodaan automaattisesti. Itse tehdyillä sivuilla webhotelli antaa DNS-tietueet, jotka lisätään verkkotunnuksen hallintaan samalla tavalla kuin sähköpostin tietueet.

Ennen julkaisua tarkista, että sivuilla on yrityksen nimi kaupparekisterin muodossa, Y-tunnus, osoite ja uusi yrityksen sähköposti, eikä perustajan henkilökohtaisia yhteystietoja. Samat tiedot laitetaan myöhemmin Googlen yritysprofiiliin, ja niiden pitää täsmätä.

7. Ilmoita sivusto Googlelle

Google löytää uuden sivuston lopulta itsekin, mutta siihen voi mennä viikkoja. Nopeampi tapa on Google Search Console. Siellä verkkotunnus vahvistetaan DNS-tietueella ja sivustolle lähetetään sivukartta, eli lista sivuista. Osa kotisivupalveluista hoitaa molemmat automaattisesti. Search Console näyttää myöhemmin myös, millä hauilla sivusto löytyy.

Samassa yhteydessä perusta Googlen yritysprofiili, jos yrityksellä on toimipaikka tai se palvelee tiettyä aluetta. Yritysprofiili on kortti, joka näkyy Google-haussa ja kartalla. Sen nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja aukioloaikojen pitää olla samat kuin verkkosivuilla.

8. Liitä ajanvaraus ja muut palvelut

Sivuille liitetään ne palvelut, joita työ vaatii. Ajanvaraus on yleisin. Kampaamoilla ja hoitoalalla on omat alakohtaiset järjestelmänsä, ja pelkkään tapaamisten sopimiseen riittää Cal.com tai Calendly. Verkkosivujen tehtävä on ohjata asiakas varausjärjestelmään, ei korvata sitä. Alakohtaiset tarpeet on käyty läpi toimialaoppaissa, ja yleisimmät varausjärjestelmät on listattu integraatiosivulla.

9. Tarkista, että viestit ja laskut kulkevat

Kun kaikki on paikallaan, tarkista vielä nämä:

• Verkkosivujen yhteydenottolomakkeen viestit tulevat yrityksen osoitteeseen, ei perustajan vanhaan osoitteeseen.
• Yrityksen osoitteesta lähetetty viesti ei mene vastaanottajalla roskapostiin. Jos menee, sähköpostipalvelun antamista DNS-tietueista puuttuu jokin.
• Google-haussa näkyvät yrityksen tiedot vastaavat verkkosivujen tietoja.
• Verkkotunnuksen ja sähköpostipalvelun laskut tulevat yrityksen osoitteeseen ja uusiutuvat automaattisesti. Vanhentunut verkkotunnus vie mukanaan sekä verkkosivut että sähköpostin.

Sosiaalinen media ja verkkosivut

Sosiaalinen media ei korvaa verkkosivuja, eivätkä verkkosivut sosiaalista mediaa. Profiili sosiaalisessa mediassa on vuokratontilla: sen näkyvyys ja säännöt ovat palvelun päätettävissä, eikä sitä löydy Googlesta samalla tavalla kuin omaa sivustoa. Verkkosivut ovat se paikka, johon kaikki muu osoittaa.

Käytännössä yhteys rakennetaan näin:

• Varaa käyttäjätunnukset samalla, kun tarkistat verkkotunnuksen (vaihe 1). Nimen mukainen tunnus kannattaa varata niissä palveluissa, joita aiot käyttää, vaikka et julkaisisi niissä heti. Sama nimi kaikkialla helpottaa löytämistä.
• Valitse yksi tai kaksi kanavaa sen mukaan, missä asiakkaat ovat. Kuluttajille myyvälle yritykselle se on yleensä Instagram tai Facebook, yrityksille myyvälle LinkedIn. Tyhjä profiili viidessä palvelussa on huonompi kuin päivitetty profiili yhdessä.
• Laita jokaiseen profiiliin verkkosivujen osoite ja yrityksen sähköposti, ja verkkosivuille linkit profiileihin. Google käyttää näitä linkkejä yhdistäessään yrityksen tiedot toisiinsa.
• Julkaise pidemmät sisällöt verkkosivuilla ja jaa ne sosiaalisessa mediassa. Sivuille julkaistu teksti löytyy Googlesta vuosia, sosiaalisen median julkaisu päiviä.
• Yritysprofiili Googlessa (vaihe 7) on tässä mielessä myös sosiaalisen median kanava: siihen voi julkaista päivityksiä, ja asiakkaat jättävät siihen arvosteluja. Pienelle paikalliselle yritykselle se on usein tärkeämpi kuin mikään muu profiili.

Näin se menee Kotisivukamussa

Kotisivukamussa tämä lista hoituu yhdestä paikasta. Verkkosivut voi rakentaa nimeä odotellessa. Verkkotunnuksen ostossa yrityksen tiedot haetaan kaupparekisteristä Y-tunnuksen perusteella. Sähköpostin edelleenohjaus, Microsoft 365:n tai Google Workspacen DNS-tietueet, julkaisu omaan osoitteeseen sekä Search Consolen vahvistus ja sivukartta hoituvat hallintapaneelista. Vaiheittainen ohje kuvakaappauksineen on oppaassa.