Kotisivut, sähköposti ja verkkotunnus uudelle yritykselle

Yrityksen kannattaa hankkia omat verkkosivut, verkkotunnus ja sähköposti heti perustamisvaiheessa. Omalla verkkotunnuksella toimivat sivut ja sähköposti luovat toiminnasta uskottavan kuvan. Samaan aikaan nimi varataan verkosta, ja asiakkaat löytävät yrityksen hakukoneista. Näkyvyyttä hakukoneissa kannattaa tehostaa lisäämällä sivusto Googlen Search Consoleen ja luomalla Googlen yritysprofiili. Jos asiakkaita tavoitellaan sosiaalisessa mediassa, myös sometilit kannattaa perustaa samalla vaivalla.

Verkosta löytyy paljon erilaisia ohjeita, miten yrityksen digitaalisen identiteetin rakentamista kannattaa lähestyä. Silti meiltä kysytään usein, miten se kannattaa rakentaa, ja onko toteutusjärjestyksellä merkitystä. Emme löytäneet tyydyttäviä ohjeita, joten päätimme kirjoittaa ohjeen itse. Osa asioista on luonnollisesti mielipidekysymyksiä ja riippuu yrityksen lähtötilanteesta, joten ohje on suuntaa-antava.

Ohje ei käsittele yrityksen perustamista, yhtiömuotoa eikä verotusta. Niihin on hyvät ohjeet Suomi.fi:n perustamispolussa ja PRH:n sivuilla.

1. Valitse yrityksen nimi ja verkkotunnus samaan aikaan

Verkkotunnus on osoite, jonka asiakas kirjoittaa selaimeen, esimerkiksi yritys.fi. Verkkotunnus rekisteröidään yleensä vuodeksi kerrallaan. .fi-tunnus maksaa noin 10–20 euroa vuodessa.

Kun yrityksen nimi alkaa hahmottua, on hyvä tarkistaa, onko nimen kanssa sopiva verkkotunnus vapaana. Nimen saatavuuden näkee PRH:n nimipalvelusta ja verkkotunnuksen minkä tahansa rekisteröintipalvelun hausta.

Kaupparekisteriin merkitty nimi ei varaa verkkotunnusta automaattisesti. Rekisteröity toiminimi antaa kuitenkin oikeuden vaatia täsmälleen samannimisen .fi-tunnuksen poistamista, jos joku rekisteröi sen nimen rekisteröinnin jälkeen ilman hyväksyttävää syytä. Traficom neuvoo silti rekisteröimään nimeä vastaavan verkkotunnuksen heti yrityksen alussa. Vaatimusmenettely on hidas eikä välttämättä auta, jos tunnus on rekisteröity ennen nimeä. Tarkemmin Traficomin ohjeessa.

Jos nimen mukainen .fi-osoite on jo varattu, nimen muokkaaminen on yleensä suositeltavaa sekaannusten välttämiseksi. Saman nimen valitseminen toisella päätteellä (kuten .com) voi tuntua houkuttelevalta, mutta asiakkaat saattavat päätyä väärän yrityksen sivuille etsiessään tietoa yrityksestäsi.

Sama periaate pätee sosiaalisen median palveluihin. On fiksua tarkistaa, ovatko nimen mukaiset käyttäjätunnukset vapaina niissä kanavissa, joita aiot käyttää.

2. Rekisteröi yritys ennen verkkotunnuksen ostamista

Useimmiten verkkotunnus kannattaa ostaa vasta, kun PRH on hyväksynyt yrityksen nimen ja yrityksellä on virallinen Y-tunnus. PRH voi hylätä ehdotetun nimen, ja nimitarkastus kestää usein muutamasta päivästä viikkoihin. Ennen nimen vahvistumista ostettu verkkotunnus voi mennä täysin hukkaan.

Yritys kannattaa perustaa ensin myös siksi, että verkkotunnuksen viralliseksi haltijaksi saadaan suoraan yritys eikä perustaja. Perustajan nimiin rekisteröity tunnus on juridisesti hänen henkilökohtaista omaisuuttaan. Ero konkretisoituu esimerkiksi, jos yrityksellä on useampia omistajia, yritys myydään myöhemmin tai kirjanpitäjä kysyy, kenelle lasku oikein kuuluu. Haltijan voi toki vaihtaa jälkikäteen, mutta se vaatii ylimääräisen siirtoprosessin.

Tietysti jos yrityksen nimi on poikkeuksellisen uniikki ja pelkäät jonkun nappaavan osoitteen käsittelyaikana, tunnuksen voi ostaa ensin yksityishenkilönä ja siirtää myöhemmin yritykselle. Tavallisen pienyrityksen kohdalla tämä riski on yleensä pieni.

Verkkosivujen tekemisen voi sen sijaan aloittaa heti. Sivustoa voi rakentaa rauhassa luonnostilassa ja kytkeä se viralliseen osoitteeseen vasta, kun verkkotunnus on hankittu.

3. Verkkotunnuksen tilaaminen

Kun Y-tunnus on saatu, on aika ostaa itse verkkotunnus välittäjältä. Välittäjiä on useita, ja etukäteen kannattaa varmistaa, että välittäjää on tarvittaessa helppo vaihtaa ja että se tukee kaikkia standardinmukaisia DNS-asetuksia. Kannattaa myös tarkistaa, kuuluuko sähköpostien edelleenohjaus hintaan, sillä useimmilla välittäjillä se sisältyy perusmaksuun.

Kun välittäjä on valittu, sen nimi ja kirjautumistunnukset kannattaa tallentaa huolellisesti. Koska verkkotunnus uusitaan yleensä vain kerran vuodessa, palvelun nimi ja kirjautumistiedot ehtivät helposti unohtua siihen mennessä, kun asetuksia pitäisi joskus tulevaisuudessa muuttaa.

Itse ostoprosessissa kannattaa olla tarkkana muutaman asian kanssa:

Älä osta turhaan webhotellia. Verkkotunnuksen myyjät tarjoavat kassalla lähes poikkeuksetta mukaan webhotellia eli palvelintilaa. Et useinkaan tarvitse sitä. Kotisivupalvelut (kuten Kotisivukamu, Shopify tai Squarespace) sisältävät palvelintilan automaattisesti omassa kuukausihinnassaan. Erillinen webhotelli on tarpeen lähinnä silloin, jos aiot asentaa ja ylläpitää sivustoa itse WordPressillä. Webhotellin tai oman palvelimen voi hyvin tilata myös myöhemmin, mikäli kokee sen tarpeelliseksi. On kuitenkin hyvä huomioida, että pelkkiä kotisivuja varten oman palvelimen ylläpito vie aikaa ja altistaa tietoturvaongelmille.

Älä osta turhaa sähköpostipalvelua (tai muita lisäpalveluita). Verkkotunnusten välittäminen ei ole kovinkaan hyvää bisnestä. Verkkotunnuksia välittävät yritykset yrittävät yleensä myydä verkkotunnuksen mukana paljon erilaisia palveluita, kuten sähköpostilaatikon. Jos kuitenkin aiot käyttää esimerkiksi Microsoft 365 -palvelua, verkkotunnusmyyjän sähköpostipalvelun ostaminen on täysin tarpeetonta.

Käytä yhteyssähköpostina nykyistä osoitettasi. Ostolomakkeella kysytään yhteyssähköpostia. Älä yritä syöttää siihen uutta yritysosoitettasi (info@yritys.fi), sillä se ei toimi ennen kuin tunnus on ostettu ja sähköpostipalvelu erikseen kytketty. Käytä omaa henkilökohtaista sähköpostiasi, jotta saat rekisteröinnin vahvistusviestit ja tärkeät uusintalaskut heti perille. Osoitteen voi päivittää myöhemmin.

4. Valitse sähköpostipalvelu käytön mukaan

Yrityksen sähköpostille on neljä tavallista vaihtoehtoa. Valinta riippuu pitkälti siitä, kuinka paljon ja millaisia toimisto- ja sähköpostityökaluja arjessa tarvitaan:

Microsoft 365 on varmin valinta, jos työssä tarvitaan perinteistä Wordia ja Exceliä. Sähköposti ja toimisto-ohjelmien selainversiot kuuluvat edullisimpaan Business Basic -tasoon (noin 6 €/kk). Tietokoneelle asennettavat täydet työpöytäsovellukset vaativat Business Standard -tilauksen, joka maksaa noin 12 euroa kuukaudessa käyttäjää kohden (+ alv). Palvelun voi ostaa suoraan Microsoftilta tai kotimaiselta jälleenmyyjältä, jolloin lasku ja asiakastuki tulevat suomeksi.

Google Workspace on Googlen vastaava yrityspaketti. Se on luonteva valinta, jos Gmail, Google Kalenteri ja Google Drive ovat jo ennestään tuttuja työvälineitä. Hinnoittelu on samaa luokkaa Microsoftin kanssa, ja myös sitä tarjoavat useat kotimaiset jälleenmyyjät.

Eurooppalainen sähköposti ja ilmaiset toimisto-ohjelmat sopivat yrittäjälle, joka haluaa pitää datansa tiukasti Euroopassa tai välttää kansainvälisten jättien kuukausimaksuja. Esimerkiksi saksalainen mailbox.org tarjoaa oman verkkotunnuksen sähköpostin, kalenterin ja selaimessa toimivat kevyet toimistotyökalut noin 3 eurolla kuukaudessa. Myös suomalaisilta palveluntarjoajilta saa pelkän sähköpostilaatikon parilla eurolla kuussa. Tekstit ja taulukot voi hoitaa maksuttomalla LibreOfficella, joka asennetaan koneelle ja joka avaa suoraan Word- ja Excel-tiedostoja.

Pelkkä edelleenohjaus omaan henkilökohtaiseen postiin voi riittää, jos toiminta on sivutoimista ja sähköpostiliikennettä on vähän. Tällöin info@yritys.fi-osoitteeseen tulevat viestit ohjataan suoraan nykyiseen sähköpostiisi (kuten henkilökohtaiseen Gmailiin), ja vastaaminen yrityksen nimissä hoidetaan sähköpostiohjelman asetuksista. Tämä ratkaisu on lähes ilmainen, mutta vaatii tarkkuutta verkkotunnuksen asetuksissa, jotta lähetetyt viestit eivät päädy vastaanottajan roskapostikansioon.

Palvelun kytkeminen verkkotunnukseen: Valittu sähköpostipalvelu yhdistetään verkkotunnukseen niin sanotuilla DNS-tietueilla. Ne ovat verkkotunnuksen taustalla olevia ohjaustietoja, jotka kertovat internetille, mille palvelimelle yrityksesi sähköpostit ohjataan. Sähköpostipalvelu antaa valmiin listan tietueista, jotka kopioidaan verkkotunnuksen hallintapaneeliin. Tämä on usein ostoprosessin teknisin ja työläin vaihe – siksi kannattaa suosia verkkotunnuspalvelua, joka osaa asettaa yleisimpien palveluiden tietueet puolestasi automaattisesti.

5. Luo osoitteet ja ota ne käyttöön

Pienelle yritykselle riittää yleensä kaksi osoitetta: yleinen info@yritys.fi ja henkilökohtainen etunimi@yritys.fi (tai etunimi.sukunimi@yritys.fi). Yleinen osoite laitetaan verkkosivuille ja laskuihin, henkilökohtainen taas suoraan asiakasviestintään.

Vinkki: Jos käytät maksullista palvelua (kuten Google Workspacea tai Microsoft 365:tä), sinun ei tarvitse maksaa kahdesta käyttäjätilistä. Voit luoda vain yhden henkilökohtaisen tilin ja lisätä info@-osoitteen siihen maksuttomana aliaksena. Tällöin kumpaankin osoitteeseen tulevat viestit saapuvat samaan postilaatikkoon.

Kun yrityksen virallinen osoite toimii, se kannattaa yleensä lisätä käyttäjäksi niihin palveluihin, joihin aiemmin rekisteröidyit omalla henkilökohtaisella osoitteellasi (kuten verkkotunnuspalveluun ja verkkosivualustalle). Voit joko vaihtaa pääsähköpostin tai kutsua uuden osoitteen toiseksi käyttäjäksi. Tämän jälkeen pääset hallintapaneeleihin suoraan yrityksen osoitteella, eivätkä tilit katoa, vaikka henkilökohtainen sähköpostisi joskus muuttuisi.

6. Julkaise kotisivut omaan osoitteeseen

Kun verkkotunnus on hankittu, valmis sivusto yhdistetään viralliseen osoitteeseensa. Nykyaikaisissa kotisivupalveluissa tämä hoituu yleensä suoraviivaisesti syöttämällä verkkotunnus palvelun asetuksiin ja tekemällä tarvittavat ohjaukset verkkotunnuksen hallinnassa, ellei palvelu tee sitä puolestasi automaattisesti. Perinteisessä webhotellissa osoite puolestaan ohjataan palveluntarjoajan antamiin nimipalvelimiin.

Asetusten tallentamisen jälkeen ei kannata säikähtää, vaikka sivusto ei aukeaisi heti. Nimipalvelintietojen päivittyminen eli niin sanottu DNS-viive sekä suojatun yhteyden (osoiterivillä näkyvä lukkokuvake eli HTTPS) kytkeytyminen vie usein puolesta tunnista muutamaan tuntiin. Mahdollinen virheilmoitus heti julkaisun jälkeen on aivan normaalia ja poistuu itsestään, kunhan osoiteohjaus on ehtinyt päivittyä kaikkialle verkkoon.

Ennen kuin linkkiä aletaan jakaa asiakkaille, sivuston tiedot on hyvä silmäillä vielä kerran läpi. Varmista, että sivuston alalaidasta ja yhteystiedoista löytyvät yrityksen virallinen toiminimi, Y-tunnus, virallinen sähköpostiosoite sekä yrityksen osoite omien henkilökohtaisten tietojesi sijaan. Nämä tiedot kannattaa muotoilla täsmälleen samalla tavalla kuin myöhemmin perustettavaan Googlen yritysprofiiliin, sillä hakukoneet vertaavat tietoja arvioidessaan yrityksen aitoutta. Jos sivustolla on yhteydenottolomake, mukaan kannattaa lisätä myös lyhyt tietosuojaseloste kertomaan, miten asiakkaiden yhteydenottoja käsitellään.

7. Ilmoita sivusto Googlelle

Google löytää uuden sivuston lopulta itsekin, mutta siihen voi mennä viikkoja. Prosessia voi nopeuttaa merkittävästi ottamalla käyttöön maksuttoman Google Search Consolen. Siellä verkkotunnuksen omistajuus vahvistetaan ja Googlelle toimitetaan sivukartta (sitemap) eli lista sivuston alasivuista. Osa kotisivupalveluista hoitaa tämän automaattisesti, jos verkkotunnus on hankittu suoraan saman palvelun kautta. Search Console on hyödyllinen myös jatkossa, sillä se näyttää tarkasti, millä hakusanoilla kävijät sivuillesi Googlen kautta päätyvät.

Perusta samalla Googlen yritysprofiili (Google Business Profile), jos yritykselläsi on fyysinen toimipaikka tai se palvelee asiakkaita tietyllä alueella. Yritysprofiili on se tuttu yrityskortti, joka aukeaa Google-haun oikeaan laitaan ja Google Maps -karttapalveluun. Varmista, että profiiliin merkityt tiedot – nimi, osoite, puhelinnumero ja aukioloajat – ovat täsmälleen samat kuin verkkosivuillasi.

Vaikka Google kattaa valtaosan Suomen hauista, sivusto kannattaa samalla vaivalla kytkeä myös Microsoftin Bing Webmaster Toolsiin. Tämä on poikkeuksellisen helppoa: voit tuoda Google Search Consolen asetukset ja sivukartan Bingiin suoraan yhdellä napinpainalluksella. Näin varmistat sivustosi löydettävyyden paitsi Bingissä, myös Windowsin oletushauissa, DuckDuckGossa sekä Microsoft Copilotin tekoälyhauissa, jotka hyödyntävät Bingin hakemistoa.

8. Liitä ajanvaraus, sosiaalinen media ja muut palvelut

Verkkosivut toimivat yrityksen digitaalisena kotipesänä, johon kytketään kaikki arjessa tarvittavat ulkopuoliset työkalut. Kun rekisteröidyt näihin palveluihin, tee tilit aina aiemmin luodulla yrityksen virallisella sähköpostilla omien henkilökohtaisten tunnustesi sijaan.

Ajanvaraus on palveluyrityksille yleisin lisäosa. Kampaamoilla, fysioterapeuteilla ja hoitoalalla on omat suositut järjestelmänsä (kuten Timma), kun taas tavallisten palaverien sopimiseen riittää usein ilmainen Cal.com tai Calendly. Verkkosivuston ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen: sen tehtävä on vain kertoa palveluista ja ohjata asiakas selkeällä painikkeella tai upotuksella oikeaan varauskalenteriin. (Eri toimialojen tyypilliset työkalut on käyty tarkemmin läpi erillisissä toimialaoppaissa ja integraatiosivulla.)

Kytke samassa yhteydessä myös sosiaalisen median tilit osaksi verkkosivustoasi. Lisää sivuston ala- tai ylätunnisteeseen linkit niihin somekanaviin, joissa yrityksesi toimii (kuten Instagram, Facebook tai LinkedIn). Muista tehdä linkitys myös toisinpäin: lisää verkkosivujesi osoite ja virallinen sähköposti jokaisen sosiaalisen median kanavan profiilitietoihin. Tämä kaksisuuntainen linkitys helpottaa asiakkaiden liikkumista kanavien välillä ja auttaa myös hakukoneita yhdistämään yrityksesi eri profiilit toisiinsa.

9. Tarkista, että viestit ja laskut kulkevat

Kun kaikki palaset ovat paikallaan, kokonaisuus kannattaa testata huolellisesti ennen kuin osoitetta alkaa jakaa asiakkaille. Testaamisen ohittaminen voi aiheuttaa turhautumista ja menetettyjä yhteydenottoja, jos viestit tai ilmoitukset eivät kuljekaan toivotusti.

Tarkista ainakin nämä neljä asiaa:

1. Testaa verkkosivujen lomakkeet: Lähetä sivuston yhteydenottolomakkeelta oikea testiviesti ja varmista, että ilmoitus saapuu perille yrityksesi viralliseen sähköpostiin.
2. Varmista sähköpostin toimitettavuus (Mail-tester): Uuden verkkotunnuksen sähköposteilla on aina vaarana päätyä vastaanottajan roskapostiin, jos DNS-tunnisteet (kuten SPF ja DKIM) eivät ole täysin kunnossa. Tämä aiheuttaa ongelmia erityisesti automaattisten viestien, kuten varausvahvistusten, kuittien tai tarjousten kohdalla. Lähetä testiviesti omaan toiseen sähköpostiisi tai tee nopea tarkistus maksuttomalla Mail-tester -palvelulla. Työkalu pisteyttää sähköpostisi toimitettavuuden asteikolla 1–10 ja kertoo heti, jos verkkotunnuksen asetuksista puuttuu jokin tärkeä suojaus.
3. Varmista tietojen yhteneväisyys: Tarkista, että Google-haussa ja Googlen yritysprofiilissa näkyvät tiedot (kuten puhelinnumero, osoite ja aukioloajat) vastaavat täsmälleen verkkosivujesi tietoja.
4. Aseta automaattiset uusinnat päälle: Varmista palveluntarjoajiesi hallinnasta, että verkkotunnus ja sähköpostipalvelu uusiutuvat automaattisesti (esimerkiksi luottokorttiveloituksella) ja että laskut tulevat toimivaan osoitteeseen. Vanhentunut verkkotunnus ei nimittäin ainoastaan pimennä kotisivuja, vaan se katkaisee saman tien myös kaiken yrityssähköpostiliikenteen.

Miten tämä hoituu Kotisivukamussa?

Jos rakennat sivustosi Kotisivukamulla, monet tämän oppaan teknisistä vaiheista hoituvat automaattisesti:

• Voit aloittaa heti: Sivut voi rakentaa luonnostilassa täysin valmiiksi jo ennen kuin yrityksen nimi on vahvistettu PRH:ssa. Voit työstää projektia jollain työnimellä ja vaihtaa sen lopulliseen nimeen myöhemmin.

• Vähemmän DNS-säätöä: Sivusto ja sen suojaus (HTTPS) kytkeytyvät omaan osoitteeseen yhdellä klikkauksella. Vaikka emme tarjoa erillistä sähköpostilaatikkoa, palvelusta löytyy valmis sähköpostin edelleenohjaus sekä valmiit pohjat Microsoft 365:n ja Google Workspacen DNS-tietueille.

• Hakukoneyhteys puolestasi: Kun verkkotunnus on tilattu meiltä, ilmoitamme sivuston Googlelle automaattisesti. Näet suoraan hallintapaneelista, milloin sivusto löytyy hakukoneesta – ilman että sinun tarvitsee opetella Search Consolen asetuksia.

• Kävijäseuranta ilman evästebannereita: Haluat varmasti tietää, käykö sivuillasi vierailijoita. Kotisivukamussa on mukana selkeä kävijäseuranta alusta asti.

(Vaiheittainen ohje kuvakaappauksineen on oppaassa – voit kokeilla sivujen rakentamista maksutta.)